Reorganiseren: praktisch stappenplan voor toepassing afspiegelingsbeginsel
Blog
Reorganisaties zijn weer aan de orde van de dag. Een reorganisatie kan een complex en uitdagend proces zijn voor zowel werkgevers als werknemers. Bij de meeste reorganisaties wordt afscheid genomen van een aantal werknemers vanwege boventalligheid. Vanuit ondernemers oogpunt is het daarbij wenselijk de meest geschikte werknemers te behouden en afscheid te nemen van de minst geschikte. Dat is echter niet zomaar toegestaan, nu het zogeheten afspiegelingsbeginsel toegepast dient te worden. In deze blog wordt op een zo praktisch mogelijke manier uitgelegd hoe dit afspiegelingsbeginsel op hoofdlijnen in zijn werk gaat.
Ontslag wegens bedrijfseconomische reden
In de wet is de bedrijfseconomische reden als redelijke grond voor ontslag opgenomen. Deze bedrijfseconomische reden kan vervolgens worden onderverdeeld in de volgende zes categorieën:
- Slechte of slechter wordende financiële situatie;
- Werkvermindering;
- Organisatorische- of technologische veranderingen;
- Bedrijfsverhuizing;
- Bedrijfssluiting;
- Vervallen van loonkostensubsidie.
Anders dan de term bedrijfseconomische reden doet vermoeden is niet vereist dat het financieel slecht gaat met een onderneming. Ook als sprake is van bijvoorbeeld het efficiënter inrichten van een onderneming om meer winst te kunnen maken, kan sprake zijn van een reorganisatie, waarbij arbeidsplaatsen komen te vervallen. Voor het bepalen welke arbeidsplaatsen en daarmee welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen, dient het afspiegelingsbeginsel te worden toegepast.
Wat is het afspiegelingsbeginsel?
Het afspiegelingsbeginsel is een wettelijke regeling die van toepassing is wanneer een werkgever gedwongen is om werknemer(s) te ontslaan als gevolg van een reorganisatie. Het doel van het afspiegelingsbeginsel is de selectie van werknemers die hun baan verliezen eerlijk en objectief te laten verlopen. Het houdt daarbij rekening met leeftijd en dienstjaren.
Hoe werkt het afspiegelingsbeginsel?
Het afspiegelingsbeginsel hanteert een systematische aanpak om te bepalen welke werknemers in aanmerking komen voor ontslag. Het gaat als volgt in zijn werk:
- Het bepalen van de bedrijfsvestiging waar de ontslagen vallen;
- Het indelen van de uitwisselbare functiegroepen waar de ontslagen vallen;
- Het indelen van de werknemers per uitwisselbare functiegroep in leeftijdsgroepen. Deze leeftijdsgroepen zijn de volgende: 15 tot 25 jaar, 25 tot 35 jaar, 35 tot 45 jaar, 45 tot 55 jaar en de groep vanaf 55 jaar;
- Afscheid nemen van andere arbeidsrelaties;
- Nagaan of voldoende arbeidsplaatsen zijn komen te vervallen bij stap 4 en zo niet, berekenen wie dan voor ontslag in aanmerking komen.
Stap 4 betekent dat - voordat bijvoorbeeld werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd kunnen worden ontslagen - eerst afscheid dient te worden genomen van de volgende werknemers/werkenden:
Allereerst de externe medewerkers, denk daarbij aan gedetacheerden, uitzendkrachten, maar ook aan zzp'ers. Ten tweede werknemers die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt. Ten derde werknemers met een nulurencontract. Ten vierde werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van wie het contract binnen 26 weken eindigt na de datum waarop op de ontslagaanvraag wordt beslist.
Als met het afscheid nemen van voorgaande groep werknemers/werkenden nog niet voldoende arbeidsplaatsen zijn komen te vervallen, wordt toegekomen aan de overige werknemers: stap 5. Dat gaat als volgt. Eerst moet worden berekend in welke leeftijdsgroepen de ontslagen vallen, dat zijn in principe de groepen met de meeste werknemers. De werkgever selecteer dan de werknemer(s) binnen de betreffende leeftijdsgroep(en) die als eerste voor ontslag in aanmerking komen, op basis van de 'last in, first out' regel. Dit betekent dat werknemers met de kortste diensttijd binnen de betreffende (grootste) leeftijdsgroep(en) als eerste worden geselecteerd voor ontslag.
Herplaatsingsplicht
Het afspiegelingsbeginsel legt ook de nadruk op het bevorderen van herplaatsing van werknemers binnen de organisatie. Dit betekent dat werkgevers moeten proberen werknemers die in aanmerking komen voor ontslag elders binnen de organisatie te plaatsen voordat ze daadwerkelijk (kunnen) worden ontslagen.
Collectief ontslag
Als sprake is van ontslag van minimaal 20 werknemers binnen een periode van 3 maanden, vergeet dan ook niet tijdig melding te doen (bij betrokken vakbonden en het UWV) van dit collectief ontslag op grond van de Wet melding collectief ontslag.
Praktische tips bij het toepassen van het afspiegelingsbeginsel
Nu de basisprincipes van het afspiegelingsbeginsel zijn besproken, ook nog enkele praktische tips voor een soepele implementatie:
Zorg voor transparantie
Communiceer open en eerlijk met werknemers over de reorganisatie en het gebruik van het afspiegelingsbeginsel. Dit helpt bij het verminderen van onzekerheid en angst onder het personeel.
Zorg voor goede documentatie
Houd nauwkeurige personeelsgegevens bij, met inbegrip van de functies die feitelijk worden verricht en dienstjaren van werknemers. Dit is essentieel voor een correcte toepassing van het afspiegelingsbeginsel en voor het voorkomen van juridische geschillen. Op de peildatum wordt als het ware een foto van het personeelsbestand gemaakt die het uitgangspunt vormt voor het afspiegelingsbeginsel. De peildatum is het moment dat de ontslagaanvraag bij het UWV wordt ingediend of een eerder objectiveerbaar moment, zoals de datum van boventalligheidsverklaring. De peildatum mag in geen geval voor het moment van bekendmaking bij de betreffende werknemers liggen.
Overweeg herplaatsingsmogelijkheden
Voordat u werknemers ontslaat, onderzoek en bied herplaatsingsmogelijkheden binnen de organisatie aan. Dit kan helpen om waardevol talent te behouden en tegelijkertijd kosten te besparen.
Raadpleeg juridisch advies
Het toepassen van het afspiegelingsbeginsel kan complex zijn, vooral in grotere organisaties. Overweeg om – tijdig – juridisch advies in te winnen om ervoor te zorgen dat u aan alle wettelijke vereisten voldoet.
Betrek de Ondernemingsraad
Raadpleeg en werk samen met de Ondernemingsraad (OR) (als die is ingesteld) bij het opstellen en uitvoeren van het reorganisatieplan. Dit is een wettelijke vereiste op grond van artikel 25 Wet op de ondernemingsraden ("WOR") en kan helpen bij het creëren van draagvlak voor de reorganisatie.
Is sprake van een onderneming waar in de regel minimaal 10, maar minder dan 50 werknemers werkzaam zijn, is geen OR of personeelsvertegenwoordiging ingesteld en heeft de reorganisatie gevolgen voor 25% of meer van de werknemers in de organisatie, dan dient op grond van artikel 35b lid 5 WOR te worden bekeken of een personeelsvergadering advies mag uitbrengen alvorens wordt overgaan tot ontslag.
Conclusie
Het afspiegelingsbeginsel is een belangrijk instrument om de gevolgen van een reorganisatie eerlijk te verdelen onder werknemers. Door de juiste stappen te volgen en de implementatierichtlijnen te volgen, kunnen werkgevers zorgen voor een efficiënte en transparante reorganisatie. Het is belangrijk om de wetgeving over ontslagbescherming en het afspiegelingsbeginsel te respecteren en, waar nodig, juridisch advies in te winnen. In een tijd van verandering en onzekerheid is het waarborgen van een eerlijke en objectieve selectie van werknemers cruciaal voor het welzijn van het personeel, het behoud van de reputatie van de organisatie maar ook om langdurige procedures achteraf zoveel als mogelijk te voorkomen.
Keywords
Auteur(s)
